Eticheta și etica corespondenței de afaceri

Realitatea de afaceri modernă este de așa natură încât numai 15% dintre întreprinzătorii mijlocii și mari care doresc să își consolideze pozițiile pe piață își ating obiectivele. Din acest motiv, relevanța etichetei de afaceri crește în mod multiplu, deoarece nerespectarea normelor sale, din mai multe alte motive, conduce deseori la ruperea relațiilor de afaceri utile.

Într-o interpretare largă a eticii se numește un set de principii generale care vizează reglementarea relațiilor sociale. În consecință, etica relațiilor de afaceri abordează aspecte legate de ordinea adoptată și stilul de interacțiune în sfera de afaceri.

Aspectele etice detaliate ale relațiilor de afaceri sunt eticheta de afaceri, inclusiv, de exemplu, procedura de negociere, regulile comportamentului corporatist, tradițiile și ritualurile de afaceri, elementele de subordonare, manierele și stilurile de comunicare și scriere, precum și întrebările de corectitudine în relațiile cu partenerii și colegii de afaceri.

Semnificația eticii și etichetei, ca componentă a acesteia, constă în faptul că baza normativă care a apărut ca rezultat al practicii îndelungate simplifică într-o mare măsură comunicarea, creând un context ușor de înțeles și accesibil în sfera de afaceri, care vă permite să atingeți în mod corect obiective și să economisiți în mod semnificativ timpul.

Cu alte cuvinte, vorbim despre un algoritm special pentru rezolvarea problemelor de afaceri, ceea ce ne permite să stabilim și să realizăm cu succes obiectivele de afaceri dorite într-un mod rațional și fără conflicte. Nivelul de proprietate al acestui algoritm ne permite să tragem concluzii directe cu privire la gradul de profesionalism al unui partener de afaceri sau al unui adversar într-un litigiu de afaceri.

În acest context, este important să se respecte următoarele principii generale:

• punctualitate peste tot și în tot;
• securitatea informațiilor;
• sunet altruist;
• favorabil, adecvat imaginii mediului de afaceri;
• discurs orală și scris competent;
• în conformitate cu regulile culturii de vorbire de afaceri.

Tipurile de corespondență de afaceri sunt diverse și, cu un anumit grad de convenționalitate, pot fi împărțite în două tipuri principale:

• interstatal - între organizațiile de stat, reprezentanțele străine și oficialii (diverse note, memorandumuri și alte forme) sunt elemente ale relațiilor diplomatice;
• comercial - scrisori de statut semioficial utilizate în domeniul relațiilor de afaceri dintre instituții și organizații.

Stilul scrisului unei scrisori oficiale, în ciuda diferențelor lingvistice și unele tradiționale, are o anumită bază comună și un grup de instituții dezvoltate de practica stabilită. De exemplu, o serie de cerințe privind directivitatea protocolului, determinate de poziția expeditorului și a destinatarilor, se bazează pe setările inițiale ale respectului și corectitudinii reciproce. Prin urmare, indiferent de tipul de document, din punct de vedere structural trebuie să conțină următoarele elemente:

• recurs (statutul oficial al destinatarului);
• un compliment (scrisoare finală politicoasă);
• semnătură;
• data (ziua, luna, anul și locul de scriere a mesajului);
• adresa expeditorului (numele, statutul oficial, adresa sunt plasate în partea de sus sau de jos a primei pagini a scrisorii).

În plus, există mai multe regulamente legate direct de litere:

• scrisorile de afaceri sunt scrise pe foi de antet sau pe foi de hârtie numai pe partea din față;
• paginarea se face în cifre arabe;
• mesajele sunt executate în text imprimat;
• ștergerile și corecțiile nu sunt permise în corpul documentului;
• documentul este pliat în interiorul textului;
• timpul de așteptare pentru un răspuns la scrisoare nu este mai mare de zece zile.

Mesajul de afaceri ar trebui să aibă un obiectiv clar și să conțină o singură întrebare, iar întregul punct al textului ar trebui să fie complet și complet supus conținutului său, fie că este vorba de o ofertă de tranzacționare, de o investigație comercială sau de informații pur informative.

Clasificarea mesajelor de afaceri este diversă și depinde de orientarea lor funcțională și orientată. De exemplu, literele sunt:

• anunțând;
• amintind;
• invitații;
• informobzory;
• dispoziție;
• de sprijin;
• alte tipuri.

În corespondența comercială cele mai tipice:

• interogări;
• oferta;
• rezervările;
• plângere;
• scrisori de garanție.

Ca o formă de comunicare de afaceri, în sensul strict al definiției, scrisorile sunt împărțite în două tipuri - afaceri și funcționari privați.

Pentru afaceri includ corespondența, care se desfășoară între organizații și instituții. O scrisoare privată este un mesaj care este trimis unei instituții de către o persoană privată sau, invers, de o instituție - unei persoane private.

Există o serie de reguli de corespondență pentru afaceri.

• Scrisoarea ar trebui să stimuleze apariția interesului de afaceri din partea beneficiarului, în mod clar și pe baza unor date factuale convingătoare, să demonstreze avantajele parteneriatului și inexpediența ruperii parteneriatelor. Textul ar trebui să fie încurajator, motivând cooperarea.
• Manifestarea emoțiilor personale excesive într-o scrisoare de afaceri nu este cea mai bună modalitate de a dovedi cazul și de a rezolva problema.
• Pentru a evita supraîncărcarea și înfundarea textului scrisorii, este necesar să se evite orice comparații figurative, metafore, alegorii și hiperbolă.
• Pentru o prezentare clară și concisă a subiectului, este mai bine să folosiți propoziții simple, evitând particularitățile și detaliile excesive. Ideea de bază a mesajului ar trebui să fie susținută numai de argumentele relevante, care sunt, de obicei, plasate în atașamente la litera (diagrame, grafice, date digitale).
• În text trebuie alocate paragrafe, fiecare dintre acestea reprezentând un gând independent, începe cu o nouă linie.

• Într-un mesaj scris de afaceri, adjective descriptive, clarificări și detalii suplimentare nu ar trebui utilizate. La sfârșitul scrisului, este recomandabil să verificați documentul și să eliminați frazele care nu conțin conținutul semantic real.
• Alfabetizarea este un element de bază al textului. Prezența ortografiei și a altor erori în mesaj este inacceptabilă.
• Specificarea subiectului scrisorii este obligatorie. Subiectul din documente ar trebui să fie reflectat pe scurt și capacitiv, economisește timp atunci când citește și caracterizează pozitiv expeditorul. Dacă scrisoarea este trimisă prin e-mail și conține informații deosebit de importante, ar trebui să i se furnizeze un "pavilion" special disponibil în serviciul electronic.
• O bună citire a textului este furnizată de fonturile Arial sau Times New Roman cu o dimensiune medie a fontului. Cu nevoie specială, ideile cheie sunt permise în italic sau bold.

• În text este util să se utilizeze subpozițiile (3-4), care oferă o mai bună înțelegere a textului declarat.
• Enumerările, listele și listele sunt realizate cel mai bine folosind marcaje speciale.
• Șablonul corporativ (schemă) - un indicator excelent al eficienței și obiectivității în comunicarea de afaceri.Este deosebit de relevant în aspectul corporativ, deoarece vă permite să vă evidențiați într-o lumină favorabilă și să respectați statutul oficial.

Structura mesajului de afaceri este tipic. În mod tradițional, acesta conține:

• introducere;
• partea principală;
• În cele din urmă.

Introducerea rezumă scopul scrisorii. Partea principală descrie esența problemei. În concluzie, este de dorit să rezumăm conținutul părții principale, de exemplu, sub forma unor concluzii. "Postscripts" și diferite tipuri de note de subsol sunt nedorite.

În concluzie, fraze inadecvate care seamănă cu manipulările, cum ar fi: "sper pentru un parteneriat reciproc avantajos" și așa mai departe. Este mai bine să vă spuneți la revedere într-o scrisoare de afaceri cu fraze simple - "Salutări", "Cel mai bun" și așa mai departe.

În partea inferioară a mesajului sunt indicate: F. I. O., statutul oficial, numele companiei, este semnat. Numerele de contact sunt, de asemenea, indicate.

Tabelele și graficele sunt atașate într-un fișier separat (pachet), indicând acest lucru la sfârșitul literei. Dacă există un grup de investiții, atunci ei primesc un inventar cu numele.

Puteți utiliza abrevieri și abrevieri speciale numai dacă sunteți sigur că destinatarul îi va înțelege.

Pentru a face textul mai riguros logic și coerență în vocabularul de afaceri, următoarele fraze de vorbire sunt folosite ca lianți:

• din acest motiv;
• pe baza celor de mai sus;
• din acest motiv;
• conform datelor;
• pe această bază;
• luând în considerare;
• și altele.

În spațiul virtual, interacțiunea de afaceri, reprezentând comunicarea într-o miniatură, este specifică și nu mai puțin necesită respectarea regulilor relevante ale etichetei. Lucrarea competentă cu scrisoarea, în conformitate cu practica, implică implementarea următoarelor observații privind domeniul de aplicare, standardele lingvistice, structura și formatul.

• Formula temei trebuie să se potrivească exact cu subiectul menționat în text. Acest lucru vă permite să ajustați rapid cititorul la starea de spirit dorită.
• Volumul optim al documentului trimis prin e-mail se încadrează în "un singur ecran", cu o cantitate maximă de text - o foaie în format A4.
• Dimensiunea optimă a atașamentelor - nu depășește 3 MB.
• Fișierele trimise sunt recomandate pentru a fi "ambalate" în arhive standard de codificare zip sau rar. Altele sunt adesea blocate în timpul expedierii.
• Link-urile hyperlink-uri trebuie să fie standard (albastru, subliniat).
• Răspunsul destinatarului trebuie să fie plasat în partea superioară, la începutul literei, și nu mai jos. Acest lucru îi salvează pe corespondent de derularea în exces a textului anterior.

• Trebuie să utilizați limba scrisorii, partenerul cel mai ușor de înțeles. Întrebarea cu privire la oportunitatea utilizării în profesionalismul mesajului, a vocabularului corporativ, a expresiilor de slang și a abrevierilor (în special în corespondența externă) este decisă separat, în funcție de contextul și calitățile partenerilor de corespondență.
• Este important să informați partenerul despre primirea mesajului său - acesta este un semn de bun gust și o parte din eticheta de afaceri, care îi arată respectul.
• Ar trebui să i se răspundă cât mai repede posibil. Dacă din orice motiv nu puteți răspunde rapid, partenerul trebuie informat despre primirea scrisorii sale și indică ora răspunsului. O pauză temporară etică și confortabilă înainte de a da un răspuns - 48 de ore după primirea mesajului. După această perioadă, persoana crede că mesajul este pierdut sau ignorat. O pauză excesivă în corespondență este adesea plină de riscul de a pierde un partener și este tratată în afaceri ca o încălcare a standardelor etice.
• La sfârșitul mesajului trebuie să fie plasate detaliile de contact care sunt specificate în toate literele fără excepție, indiferent de ordinea de distribuție.
• În timpul expedierii, este important să se acorde o atenție deosebită problemelor de confidențialitate.

Pentru mai multe informații despre eticheta de afaceri, consultați următorul videoclip.